کارگاه بسیج اندیشه ها

کارگاه بسیج اندیشه ها

بسیج اندیشه­ ها

چگونه نظرات و پیشنهادات گروهی خاص را در مورد مشکلی خاص استخراج کنیم؟

بسیج اندیشه ها روشی کاملاً نظام مند و جمعی است که با استفاده از طوفان مغزی یا Brain Storming ابتدا مسئله یابی کرده و سپس برای مسأله مورد نظر راه حل می یابد. این روش با استخراج نظرات و اندیشه ها را از لایه های پنهان ذهن، راه حل های مناسب و بعضاً جدید و مبتکرانه را برای مسائل پیدا می کند.

روش انجام این تکنیک بسیار ساده است که می تواند در یک یا بیش از یک نشست به شکل گروهی انجام شود و با بهره گیری از طوفان ذهنی تمامی شاخه ها و اجزای مسئله مورد بررسی و واکاوی قرار گیرد.
 ممکن است در ابتدا به نظر برسد که در یک جمع و گروه که در مورد وجود یک مسأله و لزوم حل آن اشتراک نظر دارند، راه ­حل­ ها معدود و محدود باشند. اما در واقع هرشخصی که در گروه مورد پرسش قراردارد، می­تواند دلایل و راه­ حل­ه ای بسیاری را در مورد آن مساله خاص ارائه دهد. برای استخراج نظرات و عقایدی که بتواند نشان­گر حد بالای توانمندی یک گروه در بررسی یک مسأله، یافتن مشکل در آن مسأله و ارائه ­ی راه ­حل متناسب با مشکلات باشد، باید از روشی نظام­مند و هدف­دار استفاده کرد.

اما روش« بسیج اندیشه­ ها» چیست و چگونه اجرا می ­شود؟

برای اجرای این روش یک گروه مرتبط با مسأله که با ابعاد مختلف آن آشنایی داشته (بین 6 تا 9 نفر) و یک مجری معتمد که توانایی اداره کردن و برانگیختن گروه را داشته باشد، در یک فضای مناسب گرد هم جمع می شوند.  منظور از فضای مناسب، مکانی است که دارای آرامش نسبی، دور از سر و صدا و هیاهو باشد. یک میز بزرگ و چند ورق کاغذ A4 و ماژیک های  هم رنگ و هم نوک از مواد لازم برای برقراری جلسه می باشند.

پیش از شروع جلسه هر یک از کاغذهای A4 را به 16 قسمت مساوی تقسیم می شود. تعداد قطعات مورد نیاز هم با توان­مندی مجری جلسه در تحریک گروه برای ابراز نظرات و میزان تسلط و درگیری افراد گروه با مساله ارتباط مستقیم دارد. برای شروع می توان برای هر نفر 40 قطعه کاغذ در نظر گرفت. این تعداد ممکن است با توجه به استقبال و آمادگی اعضای گروه افزایش یابد.

در آغاز جلسه مجری با جلب اعتماد گروه، به توضیح هدف انجام کار می پردازد و میزان اهمیت نظرات تک تک افراد را یادآور می شود. در واقع جایگاه مجری به عنوان یک فرد کمک کننده است و هیچ ­یک از نظرات نه به وسیله­ ی مجری نه به وسیله­ ی شخص دیگری ارزیابی نمی ­شود و قابل پی­گیری نیست. برای شروع چند قطعه کاغذ (بین 7 تا 10) و یک ماژیک در اختیار هر یک از افراد گروه قرار می گیرد. و توضیحات زیر در مورد نظراتی که افراد می نویسند داده می شود:

• در هر برگ فقط یک عبارت نوشته شود.
• عبارات واضح و روشن باشند و همان مفهوم مورد نظر درک شود.
• از استفاده از "و" و "یا" در یک برگ پرهیز شود.
• برگه ها بدون نام باشد.
• خوش خط نوشته شود.

اما به چه دلیل نظرات مکتوب می شوند؟ اولاً اینکه موانع و عوامل جلوگیری کننده از ابراز عقیده کمینه شود و افراد در رودربایستی قرار نگیرند. همچنین افرادی که شلوغ و پر سر و صدا هستند، مانع ابراز عقیده دیگران نشوند و از سوی دیگر نگرانی بابت مورد تمسخر واقع شدن وجود ندشته باشد.

گام اول: مشکل ­یابی

در این گام چرایی مسأله مورد سوال است. به عبارت دیگر از گروه خواسته می شود مشکلاتی که باعث بروز مساله­ شده ­است را مشخص­ کنند. فضا باید به صورتی باشد که مجری بتواند به راحتی بین افراد گروه تردد کند و به همه­ ی آن­ها دسترسی داشته باشد. فاصله ­ی بین مکان نشستن افراد را طوری تنظیم می شود که هر شخص برای نوشتن تنها به خود متکی باشد. سپس به هر نفر 7 قطعه کاغذ و یک عدد ماژیک داده می شود. بایستی هر مشکل دریک برگ کاغذ نوشته شود. هر چند نوک پهن ماژیک و ضخامت کم قطعات کاغذ راه را بر طولانی نویسی می ­بندد، اما یادآوری چندباره­ی آن الزامی می باشد. یک رنگ بودن ماژیک­ها هم شبهه ­ی ارزیابی نظرات را از بین می­برد.

بعد از شروع این مرحله نقش مجری پررنگ­ تر است. کارهای زیر از جمله وظایف مجری در این مرحله به شمار می رود:

1-  زیر نظر داشتن کل گروه.

2- به محض نوشتن یک یا دو نظر توسط هر شخص، سریعا کاغذ ها جمع آوری می شود. به عبارت دیگر همواره توجه می شود که قطعات کاغذ پرشده از نظرات، جلوی کسی تلنبار نشود. این کار باعث می ­شود حس رضایت از زیاد نوشتن ودر نتیجه اقناع، در افراد ایجاد نشود. و در بعضی موارد شخص ممکن است از نظر خود پشیمان شود که در این صورت دیگر نمی تواند نظر خود را تغییر دهد. بسیاری از ایده های خوب، از همین نظرات به ظاهر بیهوده استخراج می شود.

3- به محض تمام­ شدن قطعات کاغذ یک نفر، چند قطعه کاغذ جدید در اختیار فرد گذاشته می شود. تعداد قطعات جدید از تعداد قطعات مرحله اول کمتر است.

4- در هنگام ارائه قطعات جدید کاغذ برای تحریک فرد به نوشتن از جملات امیدوارانه استفاده می شود. جملاتی مانند« بسیار خوب نوشتی، سعی کن با نوشتن افکارت به ما کمک ­کنی»،« به نظر می ­رسد حرف برای گفتن داری» و سایر حرف­ هایی که بسته به شرایط به ذهن می­ رسد.

5- به نحوی که برای همه ­ی گروه قابل تشخیص باشد، مجری ترتیب قطعات کاغذ دریافت شده را تغییر می دهد. نظرات دریافتی در بین کاغذهای دریافتی قبلی قرارمی گیرد. با این کار همه مطمئن خواهند بود که امکان تشخیص صاحب نظر وجود ندارد.

6- مراحل بالا را آن­قدر تکرار می شود تا احساس شود در این مرحله امکان نوشتن نظر دیگری وجود ندارد. از جمله علائمی که مجری باید به آن توجه کند، بروز رفتارهایی مانند حرف زدن با سایر افراد، بازی کردن با اشیای دم دست، نگاه­های بی­ حوصله به اطراف و رفتارهایی از این دست است. اگر حتی با بروز این رفتارها، در گروه شخصی وجود دارد که با سرعت مشغول نوشتن است، باید فضا به گونه ای باشد که آن فرد بتواند بنویسد.

7- پس از اعلام توقف نوشتن و جمع­ آوری همه ­ی نظرات نوشته ­شده، مجری یک­بار همه ­ی آن­ها را برای گروه می خواند. این کار باعث­ می­ شود افراد با فضاهای ذهنی جدید یکدیگر آشنا شوند و بدانند که می­توانند از دریچه­ های دیگری هم به موضوع نگاه ­کنند و نظر بدهند. هر فرد از شنیدن عبارات خود و مقایسه آنها با دیگران لذت برده و تا انتها به نظرات گوش می دهد.

8- پس از خواندن نظرات، قطعات کاغذ جدید، بین افراد تقسیم شده و روند بالا را مجددا تکرار می شود. به افراد یادآوری می شود که می­توانند نظرات خود یا سایر افراد را تکمیل و تصحیح کنند اما اجازه ندارند نظری را تکرار کنند.

روند بالا چند مرتبه تکرار می شود. تعداد تکرارها به بضاعت جمع و دیدگاه مجری از آن بستگی دارد. کار تا آنجا دنبال می شود که احساس ­شود نظر جدیدی ارائه­ نمی­ شود. معمولا تا سه یا چهار مرحله قابلیت تکرار وجود دارد. با هربار تکرار، گروه به لایه ­های عمیق ­تری از افکار خود نفوذ می ­کنند. تعداد نظرات، در هر تکرار کمتر می شود اما عمق بیشتری پیدا می­ کند.

پس از اتمام کار نوشتن نظرات، دسته ­های نظرات هر مرحله از تکرار را که جداگانه دسته ­بندی شده است به نحوی شماره­ گذاری می شود که مشخص باشد هر نظر از کدام مرحله است.

در این مرحله با توجه به این­که همه­ ی افراد گروه، همه­ ی نظرات را شنیده­ اند، میز کار بزرگ وارد عمل­ می­شود. مجری از گروه می خواهد نظرات ارائه­ شده را دسته­ بندی­ کنند. افراد گروه، معیارهای دسته ­بندی را مشخص­ می کنند.  و به هر دسته یک عنوان می دهند. نظرات مربوط به هر معیار را زیر آن روی میز می چینند و نظرات را جابجا می کنند.

پس از اجماع گروه در دسته ­بندی، نظرات مربوط به هر معیار را شمارش­ می شود و نمودار استخوان ماهی آن را تشکیل می شود.

اما استخوان ماهی(Fishbone) چیست؟

روش، تکنیک یا نمودار استخوان ماهی (Fish Bone Diagram) به نام های متعددی شناخته شده است از قبیل نمودار ایشیکاوا، نمودار علت و معلولی، استخوان ماهی، اسکلت ماهی و چند نام دیگر . این تکنیک توسط پرفسور ایشیکاوای ژاپنی از دانشگاه توکیو ابداع و طراحی شده و به مرور جایگاه خاصی در بین مدیران و اهالی تفکر پیدا کرده است. این روش تا جایی پیش رفت که حتی نرم افزارهایی برای طراحی نقشه های ذهنی مبتنی بر این تکنیک، طراحی و تولید شد.

ایشیکاوا ( استخوان ماهی ) روشی مفید و ارزشمند در حل و شناسایی مسائل است. هرچند برخی، این روش را مناسب حل مسئله نمی دانند و از این تکنیک فقط در گام هایی از فرایند حل مسئله استفاده می کنند. در اصل، آنها این تکنیک را تنها روشی تجزیه و تحلیلی برای بیان، شناسایی و شناخت ابعاد مسئله می دانند که توانایی های زیادی در نمایان ساختن اِلمان ها، اجزای مسئله و روابط بین آنها دارد و می تواند تصویری کلی از مسئله را در اذهان ترسیم کند که با یک نگاه، تمامی شاخه ها و ابعاد آن قابل درک و فهم باشد و نه روشی برای راه حل یابی و انتخاب راه حل ها و در نهایت حل مسئله! اما از طرف دیگر بسیاری هم، کاربرد این روش را بسیار گسترده تر می دانند و معتقدند که در زمینه هایی چون ایده پردازی، حل مسئله، شناسایی کلیه علل احتمالی مسئله، مسئله یابی، بیان مسئله ، ایجاد تصویر منسجم از مسئله با ایجاد فضای بصری، روشن کردن روابط اجزای مسئله ، شناخت مسئله ، گزینه یابی، انتخاب راه حل و ... کاربرد دارد.
اما علت نامگذاری این فرایند حل مسئله به « استخوان ماهی »، به دلیل شکلی است که این نمودار بعد از جمع آوری اطلاعات به صورت بصری به خود می گیرد که شبیه به اسکلت ماهی است. ایشیکاوا در این فرایند، مسئله خود را روی سر ماهی می نویسد و اجزاء و اطلاعات مسئله به صورتی در نمودار و شاخه ها قرار می گیرد که در نهایت، تمامی اطلاعات به همراه نمودار به صورت تصویری و به شکل اسکلت ماهی ترسیم می شود.

در روش بسیج اندیشه­ ها مساله اصلی را در یک دایره قرار داده و خط مستقیم را تا انتهای صفحه می کشیم. معیارهای شمارش­ شده را به ترتیب نزولی مرتب می کنیم. سپس از سر ماهی شروع کرده،  معیار با بیشترین تعداد را با خطی 45 درجه از محور اصلی خارج می کنیم و این کار را برای سایر معیارها هم انجام می دهیم. خط افقی باید نسبت به بیشترین تعداد معیارها نرمالیزه باشد. نقطه انتهای خط یا دم ماهی را صفر درنظر می گیریم و ابتدای خط نزدیک به سر ماهی یا همان مساله را برابر تعداد معیاری که بیشترین فرادوانی را دارد. طول ساقه­ها را هم متناسب با تعداد فراوانی معیار رسم­ می کنیم. در انتهای هر ساقه نام معیار مربوط به آن و در طول هر ساقه مشکلاتی را در زیر معیار دسته ­بندی شده ­اند را قرار می دهیم. حال باید یکی ازمعیارها را به عنوان مشکل اصلی انتخاب کنیم. برای این کار می توان از روش گروه نخبه مجتمع یا روش دلفی استفاده کرد.

گام دوم: یافتن راه حل برای مشکل

در این مرحله چرایی مسأله مشخص شده و باید برای آن راه حل مناسب یافت. روند این مرحله کاملاً مشابه مرحله قبل است. از اعضای گروه خواسته می شود که برای حل مشکل مورد نظر، چهار راه حلی که ممکن است مسخره به نظر برسد ولی از نظر آنها موثر است را در کاغذ ها بنویسند. مانند مرحله قبل نظرات جمع آوری می شود و نظرات خوانده می شود. تعداد دفعات پخش کاغذها بستگی به بضاعت فکری گروه دارد. لازم به ذکر است که با ارزش ترین ایده ها از این مرحله به دست می آید.

فعالیت بعدی که باید انجام شود، این است که تمام راه حل ها شماره مسلسل بخورد و هر راه حل یک شماره منحصر به فرد داشته باشد. حال جدولی شامل تمام ایده ها تهیه می شود واز اعضای گروه خواسته می شود که به میزان اثربخشی و امکان سنجی آنها نمره (از 1 تا 5) دهند.

ایده ها	امکان سنجی	اثر بخشی

بعد از اینکه تمام افراد گروه، جدول را تکمیل کردند، به اعضای گروه بر حسب میزان درگیری، اهمیت، و ارتباطی که با مشکل دارند، ضریب داده می شود. نسبت ضریب هر فرد به مجموع ضرایب حساب شده ( به طوری که جمع نسبت ها یک شود) و این نسبت در جدول ضرب می شود. برای هر ایده با احتساب ضرایب، میانگین کل برای میزان اثربخشی و امکان سنجی گرفته می شود و در نموداری که محور افقی آن میزان امکان آنجام آن ایده و محور عمودی اثربخشی آن را نشان می دهد.

1	2	میزان اثر بخشی
4	3
امکان سنجی

صفحه­ نمودار خروجی را به چهار قسمت تقسیم شده و مطابق شکل شماره­گذاری می گردد. در این نمودار ایده­هایی که در ناحیه 1 قرار می گیرند در اولویت هستند زیرا دارای امکان و اثربخشی بیشتری هستند. پس از آن ناحیه 2 در اولویت قرار می گیرد چون اثر بخشی لازم را دارد و باید امکان اجرای آن را به وجود آوریم. سپس ناحیه 4 که باید اثر بخشی مربوط به آن ایده ها را بالا برد و در نهایت ناحیه 3 که باید هم اثربخشی و هم امکان اجرای آن بهینه شود.

فواید انجام این روش

۱- حل کنندگان مساله را به بررسی تمامی اجزای مساله قبل از تصمیم گیری تشویق می کند.
2- به نمایش روابط بین علل و اهمیت نسبی آن علل کمک می کند.
3- به شروع فرایند خلاق کمک می کند زیرا توجه فرد یا افراد را معطوف به مساله می سازد.
4- به شروع یک توالی منطقی برای حل مساله کمک می کند.
5- به افراد کمک می کند تا به جای تأکید بر بخش کوچکی از مسأله (محدود نگری)، کل مسأله را ببینند (کل نگری).
6- روشی رابرای کاهش حیطه مساله به دست می دهد و به جای مسائل پیچیده، مسائل ساده تر را حل می کند.
7- به افراد کمک می کند به جای این شاخه و آن شاخه پریدن، روی مساله واقعی تمرکز کنند.

حال به بررسی نتایج به دست آمده از اجرای طرح بسیج اندیشه ها در مورد چگونگی راه اندازی کسب و کار خانوادگی می پردازیم :

در جمع 9 نفره ای سعی شد که چگونگی راه اندازی کسب و کار خانوادگی بررسی گردد. در این راستا بر اساس مراحل گفته شده در بالا ابتدا تعدادی کاغذ کوچک هم اندازه به مشارکت کنندگان داده شد و از آنها خواسته شد نظرات خود را در این مورد بنویسند سپس برگه ها جمع آوری شد و چند مرحله دیگر این فرایند تکرار شد. در انتها 372 نظر جمع آوری شد که این 372 نظر با همکاری پاسخگویان در 17 دسته زیر تقسیم گردید:

 

۱- مسائل شخصی (84)

۲-سودآوری و سرمایه (46)

۳-پیش نیاز های علمی طرح(24)

۴-قوانین (24)

۵-انتظارات مشتریان (19)

۶-توقعات از اجرای طرح(18)

۷-تجربه های کاری(17)

۸-رقبا(16)

9-شراکت(16)

10-مکان یابی اجرای طرح(15)

11-مسائل بانکی(15)

12-ایده ها(13)

13-الزامات بعد از اجرای طرح(7)

14-محدودیت های زمانی اجرای طرح(7)

15-مباحث متفرقه(7)

16-موانع حقوقی(6)

17-فناوری(2)

 نمودار استخوان ماهی به صورت زیر رسم می شود: 

سپس از افراد خواسته شد که راهکارهایی در این زمینه ارائه دهند و پس از اتمام این مرحله از همه نمره های داده شده به هر ایده میانگین گرفته می شود و یک میانگین کلی برای هر ایده در نظر گرفته می شود. با استفاده از این میانگین ها نمودار امکان سنجی و اثر بخشی آن رسم خواهد شد.